Skoleindkøbs sekretariatsleder siden foreningens etablering er Thomas Christensen.
Han har sin daglige arbejdsplads i Højskolernes Hus på Nytorv i København, men tager også på besøg hos skoler, samarbejdspartnere og leverandører.
Indkøbsrådgiver Nikolai Frank sidder også klar til at hjælpe skolerne med oplysninger om aftalerne, nyhedsbreve og tilbudsindhentning for den enkelte skole.
Med base på Fyn har Kim Skjoldborg som sin primære arbejdsopgave at besøge skoler og fortælle om Skoleindkøb. Det betyder både besøg hos skoler, som ikke er medlem, og besøg hos medlemsskoler, som ønsker hjælp til en konkret opgave eller har behov for at få opfrisket, hvad der er relevant for netop deres skole at bruge Skoleindkøb til.